Donne e Industry 4.0 : una preziosa testimonianza -Parte 2-

Donne e Industry 4.0 : una preziosa testimonianza -Parte 2-

Eccoci al terzo appuntamento della rubrica Industry 4.0 che vede proseguire il confronto con la dottoressa Francesca D’Amico.

A valle della scorsa intervista, sono venuti fuori diversi spunti di riflessione sulle principali tematiche trattate (PMI, Industry 4.0, organizzazione e gestione di impresa…) evidenziando in particolare come per un corretto approccio al mondo lavorativo e per la propria crescita personale, l’elemento trasversale ed imprescindibile coincide proprio con l’informazione e la capacità di avvalersene”.

Nella seconda parte dell’intervista, abbiamo deciso di focalizzarci sul concetto di organizzazione di impresa (piccola o grande che sia), di come questa possa risultare ottimale e dell’importanza dell’organizzazione dei processi all’interno di un sistema di gestione aziendale.

Nella trattazione dei punti appena descritti, tutte le mie curiosità sono state assecondate da Francesca con la precisione che la contraddistingue e con il suo modo di rendere semplici concetti che, a primo impatto, potrebbero sembrare complessi.

 

Non mi resta, dunque, che augurarvi una buona lettura!

 

  1. Cosa si intende per organizzazione di impresa e, soprattutto, potrebbero esserci differenze a seconda che si tratti di una PMI o di un’azienda grande e consolidata?

 

“Parlare di Organizzazione di Impresa può rilevarsi molto arduo ma anche affascinante…sì, perché all’interno della parola ORGANIZZAZIONE possono celarsi delle semplici routine giornaliere ma anche dei Sistemi di Gestione più complessi.

 

 

[Ma di cosa stiamo parlando nello specifico?]

 

 

Partiamo dalle fonti e soprattutto dalla parola ORGANIZZAZIONE:

 

– L’organizzazione dell’impresa aziendale è una delle caratteristiche principali dell’attività imprenditoriale e coincide con il  ruolo dell’imprenditore che annovera il compito di organizzare i mezzi ed i lavoratori per la realizzazione dell’impresa preposta. L’organizzazione complessiva viene, poi, implementata attraverso risorse umane e beni strumentali adatti.

 

L’imprenditore o il Leader designato organizza gli elementi fondanti di un’impresa, ovvero:

  • Il Lavoro da effettuare. Le Risorse Umane, dipendenti e collaboratori che prestano l’attività lavorativa alle dipendenze dell’imprenditore in cambio di un corrispettivo.
  • Azienda o Sede Produttiva. Il termine azienda, spesso confuso proprio con impresa, fa riferimento al complesso di mezzi, strumenti, macchinari, know- how in dotazione dell’imprenditore e/o dei soci per l’esercizio dell’impresa approvata.

 

L’organizzazione dell’impresa quindi, a carico del management, coincide con tutte quelle attività finalizzate all’ organizzare, sistemare, programmare, regolarizzare capitale e lavoro per produrre prodotti e servizi, attraverso una serie di strumentazioni, fisiche e virtuali, che aiutino in tale processo a monte dell’attività da intraprendere.

Tutto ciò presenta diversi aspetti, legislativi, fiscali, gestionali, economici e tecnici, che risultano sistemati all’interno di una struttura di rete complessiva, regolare ma dotata anche di una certa flessibilità.

In mancanza di un sistema organizzativo, o in presenza di uno del tutto carente, la gestione dell’impresa diventa più complicata (in quanto potrebbero insorgere nuove criticità) e, spesso, non competitiva in termini economici, con conseguenze negative o di fermo sui mercati di riferimento. Le inefficienze, che in questo modo si presentano a tutti i livelli di sistema, riescono ad influire anche su processi semplici con logiche complicazioni di non immediata risoluzione. In questo caso, dopo una verifica puntuale, l’avvio di nuove procedure o buone prassi potrebbe essere l’inizio di una nuova fase di processo risolutiva e determinante per la crescita aziendale.

 

Concludendo, occorre precisare che, in effetti, per una piccola e/o micro impresa essere organizzata può essere solo un vantaggio, in quanto un piccolo sistema di regole, e di buone prassi, può aiutare a monitorare meglio i singoli processi, ma anche quelle azioni complementari che riguardano sia la parte produttiva sia le aree amministrative e di supporto.

Per una azienda medio-grande, invece, in cui un certo livello organizzativo è già connaturato, il mantenimento o il miglioramento di un sistema organizzativo potrebbe incentivare, in termini di efficienza, gli stessi processi di produzione e di gestione aziendale complessivi”.

 

 

 

2. Dunque, da cosa occorre partire per realizzare un’organizzazione che si possa definire ottimale?

 

“In realtà, rispondere a questa domanda è molto più semplice di ciò che si possa pensare, soprattutto nei confronti di aziende molto piccole, non strutturate e spesso di tradizione familiare; questo tipo di attività, le più numerose sul territorio italiano, sono spesso aziende artigianali, manifatturiere, guidate da persone di grande esperienza appartenenti allo stesso gruppo familiare o di soci provenienti da settori produttivi comuni. I grossi vantaggi che situazioni contestuali del genere comportano, sono poi vanificati dalla mancanza di attività organizzative, di programmazione o di valutazione generale, che determinano quindi inefficienze, dalle più banali alle più complesse, ed una serie di disguidi trasversali a tutta l’organizzazione.

Partiamo dal basso, distinguendo:

 

I.  Le Routine giornaliere

Alcune aziende non hanno implementate delle semplici attività giornaliere chiamate, appunto, di routine; si tratta dello smistamento della posta, dell’evasione di telefonate, del riordino dei materiali di consumo, compreso l’ordine del proprio posto di lavoro.

Avviare queste attività supplementari a carico di ogni persona, includendole nell’orario lavorativo, determina una migliore organizzazione per sé e per gli altri  a vantaggio di “tempo” recuperato sul lungo periodo.

II. Le registrazioni dell’attività svolta

Altro elemento considerato erroneamente come una notevole perdita di tempo, coincide con la registrazione giornaliera delle attività compiute inserite ad esempio in un foglio generale suddiviso per persone, funzioni, oltre a parametri aderenti ad ogni singola azienda ed attività.

La registrazione personale delle operazioni svolte in sede aziendale, così come riunioni, incontri con i clienti ed altre attività connesse, inserite in un calendario afferente ad un organigramma generale, consente in sede di consuntivo di effettuare valutazioni di carattere anche economico come l’estrapolazione delle ore “effettive” lavorate, valutandone il ricavo (positivo o meno) relativo ad un dato progetto.

Esistono, nello specifico, già piccoli programmi di gestione con specifiche pagine dedicate,  sostituendo il “consolidato foglio Excel”. Tuttavia, l’importanza del discorso resta la “regolarità della registrazione” rispetto al mezzo con il quale la si realizza.

III. Accesso in Cloud, Avanzamento e Registrazione del lavoro svolto

Soprattutto per le società di servizi, ma non solo, una volta stabilita la struttura e le modalità lavorative, un punto importante potrebbe essere l’accesso ad un sistema cloud organizzato, nel quale tutti gli operatori, o chi autorizzato, possano essere in grado non solo di scaricare documenti bensì lasciare i propri avanzamenti effettuati a cadenza stabilita.

In questo modo si accorciano le distanze ad esempio con aziende clienti che, pur trovandosi a centinaia di chilometri, possono inserire i propri documenti di origine esterna e di altro tipo, ed ogni dipendente può prendere ciò che è indispensabile per il proprio prosieguo lasciando la documentazione di avanzamento a disposizione per chi delegato.

Così facendo si evitano inutili attese in particolar modo sovrapposizioni e/o lungaggini dovute a chiavette, mail, assenze di segnali di rete etc…(solo per citarne alcune).

IV. Nomenclatura di file e cartelle

Alzi la mano chi di noi non ha mai detto frasi tipo:

“Non trovo tale file!”

“Ma dove lo hai messo?”

“Come lo hai chiamato?”

Ebbene, tale problematica e perdita di tempo si risolverebbe molto semplicemente adottando in primis il sistema di cui sopra, ma ancor prima implementando una logica di suddivisione di file e cartelle secondo parametri stabilititi e condivisi, esempio cliente, lavori, formazione etc… infine utilizzando una nomenclatura del file puntuale, composta da più elementi in grado di evidenziare:

  • di cosa si tratta,
  • chi lo ha fatto,
  • quando è stato fatto,
  • che versione di aggiornamento è stata utilizzata.

 

Al fine di comprendere meglio la procedura appena descritta, potremmo riferirci al caso in cui un ufficio di consulenza debba occuparsi della nomenclatura di un file relativo ad un aggiornamento di una relazione di ricerca per azienda terza. Un esempio potrebbe essere il seguente:

  • REL_ RIC 18_ NOMEAZIENDA_ Fr 06luglio18 vers. C

Quindi, Fr- Francesca (poiché ogni autore può avere un acronimo) ha realizzato un aggiornamento di una REL-azione di RIC-erca 2018 per AZIENDA (nome) il giorno 06 Luglio 2018, che si trova alla terza versione- C.

Anche in questo caso, come per l’esempio precedente, non si tratta dell’uso esclusivo di una soluzione quanto dell’adozione di una metodologia, condivisa ed implementata da tutti.

 

 

 

Gli esempi citati rappresentano alcune delle molteplici possibilità  per l’avviamento di un sistema  regolato all’interno di un complesso che invece non le possiede. Tale elenco non ha la pretesa di essere esaustivo [siamo ancora molto lontani] ma vuole avere lo scopo di dimostrare quanto “piccole azioni” siano in grado di determinare enormi vantaggi sul lungo periodo a carico dell’azienda, evitando soprattutto disguidi e criticità che provocherebbero non solo inefficienze sulla produzione ma anche incomprensioni sulle risorse, causando scarsa motivazione sul lavoro.

 

[Una piccola nota prima della chiusura di questa parte]

 

 

È  invalso, nell’uso di molte aziende, lasciare ai collaboratori l’utilizzo del proprio cellulare durante le ore lavorative (compresi i manager). Fermo voler prendere immediatamente distanze da inutili polemiche, l’uso di un proprio device, non solo non aiuta sul lavoro, ma può distrarre il lavoratore rappresentando una fonte di rischio per la propria sicurezza soprattutto in ambienti di tipo meccanico o di carpenteria. Solitamente, un’azienda ha molte linee telefoniche presenti, una di queste  potrebbe essere utilizzata dai dipendenti per gestire eventuali (ripeto eventuali) emergenze di carattere familiare, soprattutto in caso di bisogno.

 

 

3. Sulla base delle informazioni dettagliate appena fornite, viene spontaneo chiederle in che misura l’organizzazione dei processi possa contribuire all’intero sistema organizzativo aziendale?

 

“Bene. Un’azienda strutturata, mi riferisco tendenzialmente a realtà medio-grandi, è in grado di garantire la tracciabilità dei propri processi principali e di supporto, dalla richiesta del cliente sino alla consegna del prodotto-servizio.

Ci troviamo di fronte a realtà che hanno realizzato sistemi di procedure e prassi che,  attraverso strumenti convalidati, riescono a monitorare le azioni necessarie per il buon funzionamento dell’azienda.

In questo caso il sistema organizzativo gestionale non solo è in grado di garantire il normale svolgimento delle attività, ma anche di prevenire  errori e risolvere eventuali criticità.

Un buon sistema organizzato quindi è una struttura logica e funzionale da cui non si può prescindere. L’incremento del valore aziendale e della sua crescita deriva dallo sviluppo di parametri ed elementi qualitativi che non trovano una compiuta rappresentazione nel puro dato contabile.

Nell’organizzazione aziendale infatti rientrano elementi di carattere strutturale, di processo, di supporto fino ai commerciali.

Sinteticamente, tra gli elementi fondamentali andremo ad inserire:

 

  • il team aziendale
  • il sistema di controllo gestionale
  • la struttura organizzativa
  • il sistema di marketing e comunicazione;
  • i flussi interni e la struttura logistica
  • il sistema di progettazione e controllo della produzione
  • il livello tecnologico e di innovazione anche con titolarità di brevetti
  • la rete dei fornitori e le lavorazioni in out-sourcing
  • il sistema di qualità ISO
  • il posizionamento aziendale
  • target e mercati di riferimento

 

Tutti i contenuti sopraesposti sono delineati e sviluppati all’interno di un Business Plan o Model, compresi quelli di carattere più propriamente economico e finanziario, da intendere come una programmazione degli obiettivi da raggiungere e delle modalità e strumenti per poterlo attuare.

Uno degli argomenti fondamentali in un’azienda è lo sviluppo di un prodotto/servizio.

Tutte le azioni inerenti tale processo  vanno progettate, collaudate ed implementate correttamente.

Una buona organizzazione di processo (core dell’organizzazione di impresa) parte dal ricevimento dell’ordine da parte del cliente; da questo momento sono messe in atto delle operazioni per portare a termine i contenuti della richiesta:

  1. in un determinato modo
  2. attraverso determinati strumenti
  3. con un determinato costo
  4. in un determinato tempo
  5. con tali e determinate risorse

Soltanto dopo un’ultima verifica ed un collaudo finale, il prodotto/servizio può finalmente essere consegnato al cliente rispondendo necessariamente a tutti i requisiti richiesti.

In realtà, si tratta di una semplificazione in quanto le azioni e le risorse coinvolte per la produzione sono molteplici. Scendendo un pochino in profondità avremo, dopo la richiesta del cliente, una verifica dell’ordine per capire se effettivamente sia possibile realizzarlo. In seguito verrà data una previsione di spesa ed effettuata una progettazione del prodotto in sé e delle modalità partendo da una analisi di fattibilità sia della parte economica sia delle tempistiche.

Fatto ciò, partirà l’approvvigionamento a cui seguirà la parte produttiva con assemblaggio, verifiche, controlli finali, revisioni (se necessarie), immagazzinamento e consegna, assistenza post-vendita (quando prevista, sempre consigliabile  al fine di mantenere un canale aperto e diretto con il cliente).

Come si evince, tutto ciò risulta molto più complesso ed articolato rispetto agli argomenti da cui eravamo partiti ma consente di capire come dietro una frase spesso possa esserci un ventaglio molto ampio di declinazioni, determinate poi, da competenze, esperienza ed obiettivi molto chiari”.

 

4. Come domanda conclusiva di questo nostro secondo incontro le chiederei a questo punto:

 

     “Chi riesce meglio nell’organizzazione di un’impresa?”

 

“Non è una domanda a cui sia facile rispondere: forse meglio le donne, forse meglio le aziende strutturate, forse chi adotta politiche di aggiornamento ed informazione continua.

Non esiste una ricetta unica valida per il mondo delle imprese a prescindere.

Sul versante donne imprenditrici probabilmente esiste una genetica predisposizione a lavorare su più fronti ed argomenti indistintamente e con un certo “problem solving” connaturato, ma non è sufficiente.

Le medie aziende strutturate tendenzialmente sono portate alla gestione a 360 gradi, al lavoro di gruppo, alla migliore gestione e controllo dei processi ma poi peccano per mancanza di flessibilità utile nei momenti di picco della produzione o in emergenza, ma non è tutto.

Riesce meglio ad organizzarsi quell’azienda veramente vocata al cambiamento, ad un percorso di crescita basato sulla conoscenza e su nuove acquisizioni riferite al proprio settore e non solo; a chi lavora bene sulle analisi preventive e fa una buona programmazione di lavoro; a chi lavora in termini di efficienza non solo di efficacia.

Sono favorite, poi, quelle aziende in cui le risorse sono scelte attraverso metodi di ricerca selettivi e basate su requisiti anche trasversali in cui esiste un’identificazione nel “leader”.

Al di sopra di tutto dovrebbe esserci un programma di crescita con obiettivi chiari e condivisi ed il rispetto delle regole…in realtà non sarebbe neanche difficile…”

 

 

Continuate a seguirci! Nel prossimo incontro vi daremo risposte ancora più approfondite!

 

Nuovi scenari ci attendono 🙂

 

Alla prossima!

Antonella

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Antonella Grieco

Antonella Grieco

Sono Antonella, una neolaureata in Ingegneria Biomedica che non rinuncia al sogno di poter esercitare, un giorno, questa incredibile professione. Mi sono avvicinata al mondo dell’Ingegneria Biomedica spinta da una forte curiosità e me ne sono letteralmente innamorata. Studiare ingegneria non è stato per nulla semplice ma, se tornassi indietro, lo rifarei altre mille volte. Con WWE, e gli articoli pubblicati, mi è sempre sembrato di non perdere mai quel “cordone ombelicale” che mi lega forte alla mia passione. Grazie all’entusiasmo coinvolgente di Manuela e di tutto il team di WWE, ho avuto l’opportunità di far parte di tale gruppo e sfrutterò a pieno la mia curiosità e voglia di crescere per far conoscere alla community di internet il grande potenziale della Biomedica.
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